Chuyển đổi số không bắt đầu từ phần mềm

Tôi thường nghe một câu quen thuộc: "Anh mua phần mềm quản lý rồi, nhưng nhân viên không ai dùng." Phần mềm không tệ, nhân viên cũng không lười. Vấn đề nằm ở thứ tự.

Sai lầm phổ biến: công cụ đi trước, vấn đề đi sau

Khi bắt đầu từ công cụ, doanh nghiệp buộc phải uốn cách làm việc của mình theo phần mềm. Mọi người phải học thêm một thứ mới, nhập liệu hai lần, và chẳng thấy công việc nhẹ đi chút nào. Vài tuần sau, mọi thứ quay về Zalo và sổ tay.

Chuyển đổi số không phải là "có phần mềm". Chuyển đổi số là một việc cụ thể đang tốn thời gian của anh chị được làm nhanh hơn, đúng hơn, ít phụ thuộc vào một người hơn.

Thứ tự tôi dùng: Vấn đề → Quy trình → Dữ liệu → Công cụ

1. Vấn đề: chọn đúng một điểm nghẽn

Liệt kê những việc lặp lại hằng tuần, rồi hỏi: việc nào tốn nhiều giờ nhất, việc nào hay sai nhất, việc nào chỉ một người biết làm? Chọn một việc thôi. Ví dụ: theo dõi khách hàng sau tư vấn.

2. Quy trình: viết ra cách đang làm

Trước khi số hoá, hãy viết ra các bước hiện tại, kể cả những bước "trong đầu". Rất thường xuyên, chỉ riêng việc viết ra đã giúp bỏ được vài bước thừa.

3. Dữ liệu: cần ghi lại những gì?

Mỗi bước sinh ra thông tin gì? Tên khách, nhu cầu, lần liên hệ gần nhất, người phụ trách, trạng thái. Đây chính là các cột của bảng dữ liệu sau này.

4. Công cụ: chọn thứ đơn giản nhất đủ dùng

Lúc này anh chị mới chọn công cụ. Thường thì một bảng Lark Base có vài cột, một form nhập liệu và một lời nhắc tự động đã giải quyết được 80% vấn đề, chưa cần tới phần mềm đắt tiền.

Đo bằng thời gian, không đo bằng tính năng

Sau 2–4 tuần, chỉ hỏi một câu: việc đó có nhanh hơn không, và có ít sai hơn không? Nếu có thì chuyển sang điểm nghẽn tiếp theo. Nếu không thì sửa quy trình, đừng vội đổi công cụ.

Bắt đầu từ đâu?

Tuần này: liệt kê 5 việc lặp lại tốn thời gian nhất.
Chọn 1 việc, viết ra các bước đang làm.
Xác định 5–7 thông tin cần ghi lại.
Dựng bản đơn giản nhất và dùng thử 2 tuần.

Chuyển đổi số là chuỗi những cải tiến nhỏ được giữ lại, không phải một cú nhảy vọt.